Projektmenedzsment
A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. A projekt időszaki vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket vagy szolgáltatást hozzon létre. "Időszaki" abban az értelemben, hogy a projektnek van kezdete és vége. "Egyedi" abban az értelemben, hogy a termék vagy szolgáltatás a projekt végén valamilyen módon eltér a jelenlegitől. Az egyediség azt is jelenti, hogy a projekt alapjaiban különbözik a folyamatoktól és az üzemeltetéstől, amelyek állandóak vagy csaknem állandóak abban az értelemben, hogy gyakorlatilag azonos terméket vagy szolgáltatást eredményeznek, akármikor és akárhányszor is hajtják ezeket végre. Az ismétlődő tevékenységek (folyamatok vagy üzemeltetés) és az egyszeri tevékenységek (projektek) menedzselése alapvetően más technikai ismereteket és megközelítést igényel.
A projektmenedzsment első kihívása, hogy az eredményt adott, előre meghatározott korlátok figyelembevételével kell elérnie. A második, még komolyabb kihívás, hogy a projekt az előre definiált célok eléréséhez a szükséges eszközöket optimálisan és integrált módon használja fel.
A projekt (projectum, latin = előre helyezett dolog) meghatározott cél elérésére irányuló határidő-, költség-, erőforrás- és minőségkorlátokkal rendelkező, adott szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat, amely konkrét célokat valósít meg, és a célok eléréséhez erőforrásokat rendel. Időben és térben jól körülhatárolt, összetett feladat, amely a kijelölt világos céloknak megfelelő tevékenységek és a rendelkezésre álló erőforrások összehangolt ésszerű felhasználásával valósítható meg.
A projekt fogalmának meghatározásaiból következik, hogy mennyire fontos tényező az idő, hiszen a befejezés határideje mindig kötött. Ahhoz, hogy a kitűzött célokat az elvárt minőségben rendelkezésre álló erőforrásokkal az adott időkeretben el tudjuk végezni, nagyon alapos tervezésre és a közbenső eredmények folyamatos ellenőrzésére, értékelésére van szükség.
A projekt sikerének titka a három tényező egyensúlya és folyamatos összehangoltsága a megfelelő teljesítmény elérése érdekében. A projekt sikerességéhez szükségesek egyéb tényezők is (pl. személyi feltételek, vevői igények szem előtt tartása stb.), valamint lényeges, hogy a tényezők közötti egyensúly kialakítása minden projekt esetében egyedileg történjen.
A projektmenedzser (PM) az a személy, akinek a fő feladata a projektfolyamat kézbentartása, a projekt team vezetése. A projektmenedzser felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért, a kitűzött célok eléréséért. Irányítja, ellenőrzi, értékeli az egyes csapatok munkáját, és rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyelőt az előrehaladásról, ill. a pillanatnyi állapotról, a döntést igénylő kérdésekről. A projektmenedzser részt vesz a projekt definiálásában, megtervezésében, irányításában, beszámolókat készít a projekt állásáról.
A menedzsment feladatai:
- Kapcsolattartás a projektgazda és a projektmenedzsment szervezet tagjai, a szolgáltatásokat és kivitelezéseket végző cégek, és a Közreműködő Szervezet között
- A projekt megvalósítása során felügyeli a kivitelezési munkálatokat, rendszeres kapcsolatban áll a megvalósítási szakaszban a kivitelezővel és a műszaki ellenőrrel
- Megrendelő részére döntés-előkészítési feladatok
- Időközi kifizetési kérelmek és időszakos beszámolók elkészítése
- Összeállítja a projekt végén a záró elszámolási csomagot
- Ellátja a projekthez kapcsolódó adminisztrációs munkákat
- A helyszíni ellenőrzésen segíti a projektgazdát, összeállítja az ellenőrizendő anyagokat
- Monitoring jelentések elkészítése a fenntartási időszak végéig
- Fenntartási jelentések elkészítése