Nyilvánosság biztosítása

(forrás: Széchenyi 2020 arculati kézikönyv)

Az Európai Bizottság kommunikációért felelős egysége első számú célként fogalmazza meg a közös politikák, mint a regionális politika, ismertségének növelését, mely megvalósításának egy része a tagállam központi koordinációja általi program kommunikáció, míg a másik része a projekt szintű kommunikáció a kedvezményezettek részéről. Röviden ismertetjük a kedvezményezettek számára minimálisan kötelező kommunikációs tevékenységeket, eszközöket.

Az EU szintű szabályozás alapján kialakult hazai szabályoknak megfelelően a pályázónak a projekt jellegétől és méretétől függően kommunikációs kötelezettségeket kell teljesítenie. Profiltól és mérettől függetlenül mindenszervezet (projekt) számára elengedhetetlen, hogy folyamatos kapcsolatban legyen szűkebb és tágabb működési környezetével, partnereivel, ügyfeleivel, munkatársaival, valamint a tevékenységét kívülről vagy belülről befolyásoló véleményvezérekkel.

Valamennyi, a marketingtevékenység keretében elkészített eszközön kötelező az európai uniós logó, „Széchenyi2020"arculati elem, a „Befektetés a jövőbe" szlogen, valamint a támogató alap (ERFA, ESZA, KA, ESB-Alapok) feltüntetése teljes névvel.

Szóróajándékon minimum elvárás az európai uniós zászló logó feltüntetése, a zászló alatt elhelyezkedő „Európai Unió" felirattal.

A kötelező arculat megjelenítésének hiányában a marketingtevékenység keretében elkészített eszközök nem elszámolhatóak a projekt keretében.

Tájékoztatási kötelezettségek (2014-2020)

Kommunikációs csomagok:

Kiemelt jelentőségű projekt: egymilliárd forintot meghaladó támogatással rendelkező projektek.

Infrastrukturális fejlesztés: építési jellegű infrastrukturális beruházás, ingatlan beruházás, körzethálózati fejlesztés.

Egyéb fejlesztés: eszközbeszerzés, információs technológiafejlesztés (IKT), K+F+I tevékenység, képzés, tanácsadás, bértámogatás, szoftverfejlesztés, fenntartható életmódot népszerűsítő kampány, illetve mintaprojekt stb.

Kommunikációs terv készítése

A kommunikációs terv a projekt életútjához kapcsolódó kommunikációs tevékenységeket, azok időbeni ütemezését és az eszközökhöz rendelt költségeket tartalmazza.

A kommunikációs tervet a kedvezményezettnek a támogatási szerződés (TSZ) kötéséhez szükséges dokumentumok beadásával egyidőben kell beadnia. A projektgazda az európai uniós támogatás tényét a támogatási szerződés megkötését megelőzően nem kommunikálhatja.

A 150 millió Ft támogatási összeg alatti projekteknél nem elvárás a kommunikációs terv készítése.

Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok stb.) elkészítése és lakossági terjesztése

A projekt előkészítő szakaszban a nyomtatott tájékoztatók célja a lakosság, illetve az érintett célcsoportok informálása az induló projektről.

A nyomtatott tájékoztatókkal szemben támasztott legfontosabb elvárások:

• Figyelemfelkeltő, jól szerkesztett legyen;

• A kötelező arculati elemek megjelenítése;

• Az érdeklődők részére további elérhetőség megadása (pl. honlap).

A kedvezményezett már működő honlapján a projekthez kapcsolódó tájékoztató (esetleg aloldal) megjelenítése és frissítése a projekt fizikai zárásáig

A kedvezményezett a már működő honlapján köteles a projektjéről információt feltölteni, és az adatokat naprakészen tartani. A projektgazdától elvárt, hogy a honlapjának főoldaláról jól látható helyen legyen elérhető az európai uniós támogatásból megvalósuló fejlesztéseket bemutató aloldal.

Az alábbi tartalmi elemeket szükséges megjelenítenie a honlapon a projekthez kapcsolódóan:

• a kedvezményezett neve

• infóblokk

• a projekt címe

• a szerződött támogatás összege

• a támogatás mértéke (%-ban)

• a projekt tartalmának bemutatása

• a projekt tervezett/tényleges befejezési dátuma

• projekt azonosító száma.

Lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése

A lakossági fórum célja, hogy a kedvezményezett a tervezett projektről közvetlenül tájékoztassa a fejlesztésben érintett lakosságot. Önkormányzati kedvezményezett esetén használatos eszköz a közmeghallgatás. A képviselő-testület évente legalább egyszer előre meghirdetett közmeghallgatást tart, amelyen a helyi lakosság és a helyben érdekelt szervezetek képviselői a helyi közügyeket érintő kérdéseket és javaslatot tehetnek.

A projektgazda 20 naptári nappal a rendezvényt megelőzően köteles az IH/KSZ-t írásban tájékoztatni az esemény időpontjáról, helyszínéről, programjáról, valamint a szervezésért felelős munkatárs elérhetőségéről. A fórumokon jelenléti ív és fotódokumentáció készítése a teljesítés alátámasztásához előírás.

Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése

A sajtóközlemény a sajtó és azon keresztül a széles közvélemény számára, a fejlesztésről a projektgazda által készített tájékoztató anyag. A projektgazda feladata a sajtólista összeállítása és azon keresztül a médiumok tájékoztatása. A sajtóközlemény melléklete lehet egy darab a projekteseményről készített jó minőségű fotó. A sajtóközlemény minta ajánlott tartalmi (panelmondatok) elemei a 2. sz. mellékletben, az arculati elemei pedig az arculati kézikönyvben állnak rendelkezésre.

Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, projektlátogatás, átadások, képzés zárása stb.)

A sajtónyilvános események szervezésének a célja a projekt megvalósítási fázisainak minél nagyobb nyilvánosságot biztosító bejelentése. Amennyiben lehetőség van rá, akkor a projekt leendő helyszínén, egy helyszínbejárással, személyes bemutatással egybekötött tájékoztatót tartsunk. A projekteseményhez kapcsolódóan készítsünk sajtóközleményt, amelyet a résztvevő újságíróknak a helyszínen adjunk át.

A kedvezményezett köteles bármely, a projekttel kapcsolatban szervezett eseményről az IH/KSZ kommunikációs szervezeti egységét írásban értesíteni a rendezvény napját megelőző 20 naptári nappal.

A megvalósított esemény alátámasztásához a következő dokumentumok benyújtása szükséges: nyomtatott vagy e-mail-ben kiküldött meghívó, jelenléti ív, fotódokumentáció.

A beruházás helyszínén „A", „B" vagy „C" típusú tájékoztató tábla elhelyezése

A tájékoztató táblák feladata a lakosság figyelmének felhívása az adott helyen megvalósuló európai uniós fejlesztésről, és a források átlátható felhasználásáról.

Az alábbi elemeket kötelező megjeleníteni a táblán:

• a projekt címe,

• a projekt célja,

• a kedvezményezett neve,

• támogatási szerződés/támogatási okirat szerinti támogatási összeg millió forint esetén 2 tizedes jegyig, milliárd forint esetén 3 tizedes jegyig kerekítve,

• projekt azonosítószáma

• a kötelező arculati elemek feltüntetése az előírásoknak megfelelően

A táblákon csak a kötelezően előírt adatok szerepelhetnek. A kedvezményezett a projekt tényleges, fizikai megkezdésekor köteles kihelyezni a tájékoztató táblát a projekt helyszínén/helyszínein. A táblát a projekt fizikai befejezéséig köteles a projektgazda a projekt helyszínén/helyszínein kint tartani. A kihelyezett tábláról készüljön fotó, amely bizonyítja a feladat teljesítését.

Abban az esetben, ha támogatási szerződés módosítás történt és változtak a táblán szereplő adatok, akkor lehetőség van matrica alkalmazásával az adatok frissítésére. Fontos, hogy a táblán mindig a legfrissebb, valóságnak megfelelő adatok legyenek feltüntetve. Változások esetén egy hónapon belüli átvezetés szükséges.

Médiamegjelenés vásárlása a projekthez kapcsolódóan

Fizetett médiamegjelenések:

A projekt terhére fizetett médiamegjelenések célja az uniós támogatás segítségével megvalósuló fejlesztés ismertségének (bizonyos esetben a látogatottságának) a növelése.

A kedvezményezetti kommunikáció során a következő felületeken van lehetőség hirdetések vásárlására:

• nyomtatott sajtó (napi-, heti, havilapok, szakmai lapok)

• online felületeken, közösségi oldalakon elhelyezett hirdetések (banner vagy cikk)

• TV és rádióhirdetések (reklámszpot, PR riport)

• közterületi hirdetések (óriásplakát, citylight, járműreklám, stb.)

Kommunikációs célra alkalmas fotódokumentáció készítése

Ebben az esetben a cél, hogy a jó projektek, a látványos fotók központi kiadványokban, szórólapokon szerepelhessenek. A fotódokumentáció készítésére költség csak abban az esetben számolható el a projekt kommunikációs keretének terhére, amennyiben megbízott profi fotós készítette a fényképeket, és a fotók minősége professzionális felhasználást tesz lehetővé, vagyis nyomdai felhasználásra alkalmasan állnak rendelkezésre. A projekthez kapcsolódó események alkalmával legalább 5-5 darab jó minőségű, 300 dpi felbontású vagy minimum 1 MB méretű, nyomdai felhasználásra alkalmas fényképet készíteni.

Sajtónyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése

A sajtónyilvános projektátadó események szervezésének a célja a projekt sikeres befejezésének minél nagyobb nyilvánosságot biztosító bejelentése.

A sajtónyilvános esemény előnyei:

• Az újságírók közvetlenül, első kézből kapnak információ
• A sajtó munkatársainak lehetőségük van kérdezni, interjút készíteni.

A kedvezményezett köteles bármely, a projekttel kapcsolatban szervezett eseményről az IH/KSZ kommunikációs szervezeti egységét írásban értesíteni a rendezvény napját megelőző 20 naptári nappal.

A megvalósított esemény alátámasztásához a következő dokumentumok benyújtása szükséges: nyomtatott vagy e-mail-ben kiküldött meghívó, jelenléti ív, fotódokumentáció.

Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése

A sajtóközlemény a sajtó és azon keresztül a széles közvélemény számára, a fejlesztésről a projektgazda által készített tájékoztató anyag. A sajtóközlemény melléklete lehet egy darab a projekteseményről készített jó minőségű (minimum 1 MB méretű) fotó.

A kombinált, azaz a visszatérítendő és vissza nem térítendő támogatásokat is tartalmazó pályázatok esetében 150 millió forint alatti infrastrukturális beruházásoknál a projektzárásról nem szükséges sajtóközleményt kiadni.

Eredménykommunikációs információs anyagok, kiadványok készítése

A projekt megvalósítást követő szakaszában az eredménykommunikációs anyagok célja a lakosság, illetve az érintett célcsoportok informálása a megvalósult projekt eredményeiről. Fontos, hogy a széles közvéleményt tájékoztassuk az európai uniós támogatások felhasználásról, és azok pozitív hatásairól.

TÉRKÉPTÉR feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal

A www.palyazat.gov.hu honlapon TÉRKÉPTÉR néven érhető el az a térinformatikai kereső-adatbázis, amely komplex szolgáltatásokkal áll az európai uniós forrásokból megvalósuló projektek iránt érdeklődő nyilvánosság rendelkezésére.

A fotók esetében elvárás, hogy ne a projekt előrehaladási jelentéshez kapcsolódó képek, hanem a fejlesztést igényesen bemutató fényképek kerüljenek feltöltésre.

A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt „D" típusú tábla elkészítése és elhelyezése

Az „A", illetve a „B" típusú tájékoztató táblát a projekt fenntartási időszak végéig kint lehet tartani, ebben az esetben „D" típusú emlékeztető táblát nem kell kihelyezni.
Az „A", illetve a „B" típusú tájékoztató táblát a projekt helyszínén/helyszínein a projekt fizikai befejezését követően a „D" típusú emlékeztető tábla válthatja fel. A kihelyezésnek a projekt fizikai befejezését követő három hónapon belül meg kell történnie.
A „C" típusú tábla kihelyezése esetén, a tábla a „D" típusú táblát kiváltva a fenntartási időszak végéig azonos tartalommal kint hagyható.